Software de documentación IT

Documentación de IT

Sólo sabiendo en detalle, cómo está configurada su infraestructura de IT y su entorno de redes, podrá tomar decisiones relevantes para el negocio y planificar las inversiones de forma razonable. La documentación IT le ayuda a mantener una visión global de los procesos informáticos, cada vez más complejos, y le prepara perfectamente para los retos de la gestión del cambio con respecto al funcionamiento diario de su tecnología de la información.

Componentes de la documentación IT

La documentación IT engloba toda la documentación de la información relevante y necesaria para el funcionamiento y la gestión de una infraestructura informática. ¿Qué debe contener una documentación IT? Por un lado, la documentación de los sistemas e infraestructuras informáticas. Por otro lado, la información necesaria para el funcionamiento de las aplicaciones, la gestión de fallos, o incluso la gestión de riesgos de IT. Se trata de registrar, qué relaciones funcionales existen entre los distintos activos y sistemas informáticos, por ejemplo, qué dependencias técnicas y lógicas existen, y qué datos de ubicación, contratos y responsabilidades están vinculados.

Software de documentación de IT: ¿Por qué es importante la documentación de IT?

En comparación con el uso de una hoja de cálculo de Excel, que rápidamente se convierte en obsoleta, o herramientas desarrolladas individualmente, un software de documentación de IT y redes ayuda a digitalizar los procesos internos de IT y proporciona mayor seguridad, eficiencia y previsibilidad, gracias a un mejor control de las tareas. Y por otro lado, muchas aplicaciones de inventario o herramientas de descubrimiento, con funcionalidades especializadas pero a menudo también limitadas a un ámbito particular, no tienen la amplitud necesaria para ofrecer una solución integral para la documentación de IT.

A la hora de una implementación de la documentación para la infraestructura de IT, también se toma una decisión estratégica sobre las áreas que deben inventariarse. Durante las operaciones en curso, también hay que realizar un seguimiento fiable de los cambios en la tecnología, de los procesos y de las responsabilidades. Sólo de este modo, la documentación puede mostrar de qué elementos está compuesta la infraestructura de IT de una empresa, cómo funcionan y también de qué forma están protegidos. De este modo, los operadores o incluso los responsables pueden acceder rápidamente a la información sobre servidores, estaciones de trabajo, usuarios, licencias de software, copias de seguridad de datos, etc.

Además de proporcionar información muy útil, la documentación de IT siempre constituye la base para implementar otros procesos, como la gestión de activos de IT, la gestión de la configuración, la gestión de la infraestructura de IT, la gestión del catálogo de servicios, o también la automatización de IT en la empresa.

Documentación de la infraestructura informática: Seguridad, incluso en caso de fallo de un servidor

Una ventaja de la documentación de IT, es, por ejemplo, la seguridad: con la documentación de IT, se crea una base importante para la seguridad de la IT y la protección de datos, ya que la visión general que se obtiene de la estructura de las redes y de las precauciones implementadas, permite reconocer más rápidamente los posibles peligros y aplicar medidas para evitarlos. Con una documentación completa de su infraestructura informática, los sistemas informáticos pueden restablecerse rápidamente en caso de una emergencia. De este modo, el acceso a los datos críticos sigue garantizado. Además, la documentación de IT le ayuda a garantizar las operaciones de IT, incluso en caso de un fallo de sistemas de servidores importantes. Así podrá identificar rápidamente los componentes o procesos afectados, y rectificar los errores que se hayan producido.

Documentación de sus proyectos de IT: Ahorre tiempo con una visión de conjunto transparente

Englobando toda la tecnología, las responsabilidades y todos los procesos en una documentación de IT integral, no dependerá de los conocimientos de cada empleado de IT. En su lugar, todos los empleados involucrados tienen una visión general de las relaciones funcionales entre las redes y los servidores, y pueden reaccionar adecuadamente, por ejemplo, en caso de averías. Del mismo modo, esa documentación facilita también la formación de nuevos empleados de IT o proveedores de servicios, con respecto a su infraestructura de IT, y le ahorra tiempo valioso. También puede minimizar el gasto de tiempo en las operaciones diarias mediante la documentación de IT, ya que todos los activos de IT estarían documentados de forma transparente y sería fácil saber, dónde se encuentra qué dispositivo o sistema, cómo funciona y de qué forma está protegido.

Gestión eficiente mediante herramientas de documentación de IT

Gracias a una sólida base de datos que proporciona el software de documentación de IT, le resultará más fácil tomar decisiones para aumentar la eficiencia. De este modo, gestionará todo su entorno informático de forma mucho más eficaz, y también podrá utilizar los recursos disponibles de una forma más rentable, gracias a la capacidad de planificación. Al mismo tiempo y gracias a su transparencia, la documentación de IT también simplifica la planificación de inversiones, y le ayuda con la gestión de licencias o contratos de mantenimiento, para rescindirlos o renovarlos a tiempo antes de que caduquen. Y esto le ahorraría costes adicionales.

Benefíciese de estas ventajas con una documentación orientada estratégicamente a su IT:

• Base para la seguridad informática y la protección de datos
• Solución rápida de problemas en caso de averías
• Supresión de la dependencia de los conocimientos individuales de cada empleado
• Ahorro de tiempo en la formación de nuevos empleados de IT
• Transparencia de todos los activos informáticos relevantes
• Gestión eficiente de todo el entorno informático
• Ahorro de costes en recursos, licencias y contratos de mantenimiento
• Simplificación de la planificación de inversiones

Con la introducción de la documentación de IT, su empresa puede ser más eficiente con poco esfuerzo, mejorar sus estructuras internas y también crear una base sólida de información para otros sistemas de gestión. De este modo, así por ejemplo tendría la gestión del cableado o la gestión de servicios, a base  de una documentación informática eficaz, un impacto mucho más positivo en su empresa, que un departamento sin ninguna herramienta de documentación informática. El cumplimiento normativo, la protección de datos, la seguridad informática, la CMDB/ITIL (base de datos de gestión de la configuración/biblioteca de infraestructura informática) y toda la planificación, sólo pueden aplicarse de forma óptima con una base de documentación IT que funcione bien.

¿Para qué sectores es importante la documentación IT?

Igual que la gestión de una infraestructura de IT, la documentación de IT es imprescindible para todos los sectores y empresas que tienen una gran infraestructura de IT. Hay que decidir, en función de cada empresa, qué se considera como elemento de IT crítico para el negocio y cuál se debe documentar adecuadamente.

La documentación de IT puede dividirse en dos áreas: La documentación del sistema, y la documentación con respecto a la gestión del funcionamiento operativo. La primera incluye la infraestructura y el funcionamiento general del sistema, así como la gestión operativa de los servicios de TI. Por otro lado, la gestión de incidentes, de riesgos informáticos, de la seguridad de datos, de emergencias informáticas (documentación de emergencia) y la gestión de cambios, pertenecen todos a la gestión del funcionamiento operativo y también deben ser documentadas adecuadamente.

Puesto que cada área tiene una necesidad de diferentes sistemas de gestión, e incluso existen diferentes prioridades dentro de las infraestructuras de IT, también podemos encontrar una amplia variedad de requerimientos para un software de documentación de las IT, su nivel de detalle y su alcance. Por lo tanto, es aconsejable confiar en una solución de software escalable, que se adapte a las necesidades crecientes de su empresa.

Documentación de IT: Ejemplos de sectores que se beneficiarían:

• IT empresarial
• Telecomunicaciones
• Centros de datos

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Por qué elegir el software de FNT (Documentación IT)?

Desde la introducción de la ley de protección de datos y la ley de seguridad informática, cada vez hay más requisitos que deben cumplir la documentación IT y otros sistemas informáticos o sistemas de documentación en general, y que tienen que tener en cuenta, por ejemplo, las autoridades públicas, las empresas de suministro, o los operadores de tiendas online. Se trata de medidas técnicas de seguridad de la información que hay que adoptar para proteger los datos de los clientes y los sistemas informáticos que utilizan. Con la solución de software de FNT, tendrá a su alcance un sistema central de documentación de IT, que le proporcionará una transparencia total de la infraestructura de IT como base de sus operaciones operativas de IT y a la gestión informática, al tiempo que garantiza el cumplimiento de los requisitos de seguridad. Independientemente de que planifique la gestión de activos de IT, la gestión del cableado e infraestructuras, la gestión de infraestructuras de centros de datos o la gestión de recursos de telecomunicaciones, nuestro potente software para la documentación de IT le proporcionará una base segura y mantiene su entorno de IT a la vista.

Ya hemos satisfecho a más de 500 clientes con nuestros productos, entre ellos casi la mitad de las empresas del DAX40. Gracias a muchos años de experiencia como empresa activa en todo el mundo, sabemos qué es importante para usted. Por eso le ofrecemos soluciones óptimamente adaptadas a sus necesidades, que permiten una gestión holística de sus servicios, configuraciones e infraestructuras y ayudan a evitar fallos graves en caso de crisis.

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