IT Asset Management Software

IT Asset Management – manchmal auch als IT Asset Lifecycle Management bezeichnet – ist vordringlich ein Konzept und Framework, mit dem wertvolle Bestandteile der IT-Infrastrukturlandschaft über ihren kompletten Lebenszyklus aktiv verwaltet werden. Dieses Management der Assets beginnt dabei schon während der Beschaffungsphase und geht über Produktivsetzung, Nutzung und Wartung bis zur Stilllegung am Ende des Lebenszyklus.

Wichtig ist dabei die klare Abgrenzung zum IT Operations Management (ITOM) und dem IT Configuration Management: Diese fokussieren sich auf die Bereitstellung von Services, das Management von Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Bestandteilen der IT-Infrastruktur, die technische Konfiguration und die Optimierung der Performance während des Betriebes. ITAM hingegen implementiert und automatisiert alle wesentlichen Prozesse zur Verwaltung komplexer Asset-Bestände von der Anschaffung bis zur Entsorgung und nimmt eine eher betriebswirtschaftlich-kostenorientierte Perspektive ein. ITAM stellt also neben ITOM/CM die zweite wichtige Säule des IT Infrastruktur Managements dar und arbeitet idealerweise nahtlos damit zusammen, ist aber eine separate Disziplin.

Warum IT Asset Management?

Zwar versprechen die Ansätze des Cloud-Computings, dass immer mehr Elemente von IT-Infrastrukturen nicht mehr als einzelne Geräte betrachtet werden müssen, aber das schiere Wachstum von IT in fast allen Branchen überkompensiert diesen Effekt: Der Einsatz von neuen Technologien mit neuen Asset-Typen, die Durchdringung nahezu aller Arbeitsplatz-Umgebungen mit IT Devices, die Wahrnehmung von Funkmasten als Assets und IoT führen zu höheren Asset-Anzahlen und zu größeren, komplexeren und diversifizierteren IT-Asset-Landschaften als je zuvor. Und nicht zuletzt die Tatsache, dass eine Private Cloud – zunehmend als „mission critical“ gesehen – am Ende auch auf einer Infrastruktur aus physischen Assets betrieben wird, macht IT Asset Management zu einem strategischen Erfolgsfaktor und Garant für Risikominimierung.

Was ist ein IT-Asset?

Wertvolle Bestandteile der IT können sowohl physische Gerätschaften (Racks/EDV-Schränke, Server, aktive und passive Netzwerkgeräte, Endgeräte der Arbeitsplatzausstattung) als auch immaterielle Bestandteile (Software-Instanzen, Software-Lizenzen, virtualisierte Funktionen) sein. Grundsätzlich muss lediglich ein bedeutsamer monetärer Wert repräsentiert werden und eben auch ein konkreter Ablauf von Lebenszyklus-Phasen relevant sein, damit ein Bestandteil der IT als Asset geführt und entsprechend verwaltet wird. Gerade im Kontext eines umfassenden IT Infrastruktur Managements ist dieses Verständnis wichtig: Eine mehrere tausend Euro teure Kühlungs-Doppelboden-Platte des Rechenzentrums mit softwaregesteuerten Stellmotoren, Lüftern und vollvariabler Lüftungs-Geometrie, die regelmäßigen Wartungsintervallen unterliegt, gehört ebenso zu den Assets wie ein teuer Server oder eine hochpreisige Softwarelizenz.

Welche Lebenszyklusphasen deckt IT Asset Management ab und welche Funktionen erfüllt es darin?

Häufig konzentriert sich die Wahrnehmung von IT Asset Management auf die Betriebsphase. ITAM scheint also vermeintlich dann zu beginnen, wenn ein einzelnes, konkretes Asset in der Bestandsführung (Inventory) aufgenommen ist. Faktisch aber setzt gutes IT Asset Management bereits in der Phase der Bedarfsplanung und der Beschaffung ein. Es erfüllt folgende Funktionen in den einzelnen Hauptphasen des Lebenszyklus von Assets:

• Bedarfs- und Technologieplanung
  ITAM unterstützt hier, indem neu und erstmalig angeforderte Asset-Typen (insbesondere wenn sie eine neue Technologie repräsentieren), neue Hardware-Modelle oder neue, bisher noch nicht eingesetzte Software gegen vordefinierte Kriterien geprüft werden, ob der Einsatz zielführend ist.
• Beschaffung
  In dieser Phase des Einkaufs nun konkreter einzelner Assets sind die Anbieter- und Lieferantenauswahl, die Vertragsverhandlung und später die Überführung der gelieferten Assets in einem möglichst automatisierten Inventarisierungsprozess in den Bestand die wesentlichen Aspekte des ITAM.
• Deployment und Betrieb
  Die Vorplanung des Einsatzes, die Bestückung von Hardware-Assets mit Submodulen, die Einbauplatzfindung, die Steuerung der Montage und die Inbetriebnahme bzw. die enge Kollaboration mit den Rollout-Verfahren von Software-Instanzen bei den Software-Assets, die regelmäßige Aktualisierung einer Betriebsstatusübersicht und die Dokumentation der Auswirkungen von Veränderungen (wie z. B. eine Standortveränderung durch Umzug oder eine Änderung der personellen Zuständigkeit) sowie die Aktualisierung der Lagerbestandsführung zeichnen in dieser LifeCycle-Phase ein gutes ITAM aus.
• Wartung (Maintenance)
  Die Wartung von Assets umfasst alle Arbeiten zur physischen Instandhaltung, die Updates von Software, Reparaturen sowie Pflege- und Reinigungsmaßnahmen. Die optimierte Steuerung dieser Vorgänge und der beteiligten Arbeitskräfte fallen hier in den Bereich des IT Asset Managements.
• Stillegung/Ausphasung
  Die rechtzeitige Warnung vor dem Ende des herstellerseitigen Supports (End-of-Life) sowie dem Auslaufen von Wartungsverträgen gehören in dieser Lebenszyklusphase zum IT Asset Management. Auch die Steuerung des Abbaus – entweder in Form einer Wiederaufbereitung (Refurbishment) und eines nachfolgenden, kostenoptimierenden Verkaufs oder aber durch eine fach-, umwelt- und sicherheitsvorschriftengerechte Entsorgung – gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines IT-Asset-Management-Systems.

Welchen Nutzen trägt ITAM zum Management von IT-Infrastrukturen bei?

Der Hauptzweck von IT Asset Management ist die konsequente Optimierung des ROI der Investitionen in IT-Infrastruktur und die Nutzenmaximierung aus der Verwendung jedes einzelnen Assets.

Zum einen geschieht diese Optimierung und Maximierung aus der konsequenten Reduktion der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) heraus. Maßgeblich tragen hierzu bei:

• Bessere, fundiertere Technologie-Entscheidungen
• Erzielung verbesserter Einkaufskonditionen
• Bedarfsgerechte Lizenzierung (speziell beim Software Asset Management)
• Optimierung der Wartung durch proaktive und vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance) zur Vermeidung von Ausfallzeiten (Reduced Downtime)
• Reduktion der Prozesskosten des Lebenszyklusmanagements
• Optimierter Einsatz von Assets als Ressourcen
• Wertrückgewinnung aus der Stilllegung von Assets durch Wiederverwendung oder Verkauf

Zum anderen trägt die Transparenz zu jedem beliebigen Zeitpunkt über die

• Verortung eines jeden Assets,
• Verantwortlichkeiten für jedes einzelne Asset
• Betriebszustände
• Verbindung von buchhalterischen Anlagegütern mit den realen Assets

zur ROI-Optimierung und Nutzenmaximierung bei: Weder muss ein einzelnes Asset so je gesucht noch müssen über seinen akuten Zustand Nachforschungen angestellt werden. Auch aufwändige Gesamt-Inventurprozesse können auf ein absolutes Minimum reduziert werden oder entfallen komplett.

Schlussendlich spielen auch Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit eine Rolle in der Nutzenbetrachtung von ITAM: Nicht nur bringt es ganz konkrete sofortige Kostenvorteile, IT-Assets optimiert am Ende des Lebenszyklus auszuphasen und entweder als wiederaufbereitete Geräte in eine Zweitverwendung einzusteuern oder zu verkaufen oder mindestens die fach- und sicherheitsgerechte Entsorgung zu optimieren, sondern auch langfristige Sustainability-Ziele aus der Corporate Governance werden so wirksam unterstützt und erreichbar gemacht.

FNT IT Asset Management: Begleitung durch Beratungsexpertise

Eine gute Beratung ist essentiell für schnellen und nachhaltigen Erfolg im IT Asset Management – unsere Experten unterstützen Sie gerne. Sie wollen sich zur FNT IT-Asset-Management-Software beraten lassen oder suchen noch weitere Standardisierungsmöglichkeiten, wie z. B. durch ein individuelles Product Portfolio and Service Management? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf! Wir informieren Sie zu unseren Produkten und präsentieren Ihnen auch weitere Lösungen, die genau zu Ihrem Unternehmen passen.